第一章 总 则
第一条 为进一步加强干部人事档案管理工作，持续提升干部人事档案管理的科学化、制度化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》以及教育部有关规定和要求，结合学校实际，制定本办法。
第二条 干部人事档案工作应当遵循下列原则：
党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用、安全保密。
第三条 本办法适用于具有学校事业编制的在职教职工干部人事档案管理工作。
第二章 管理体制和职责
第四条 学校党委领导干部人事档案工作，贯彻落实党中央相关部署要求，研究解决工作机构、经费和条件保障等问题，将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容。
第五条 人事处作为干部人事档案主管部门，履行以下职责：
（一）牵头制定学校干部人事档案管理规章制度；
（二）根据学校干部人事档案管理工作需要，组建专兼结合的干部人事档案工作队伍；
（三）集中管理干部人事档案，负责干部人事档案的建立、接收、整理制作、保管、转递工作，材料的收集、鉴别、整理、归档等日常管理工作；
（四）负责干部人事档案的查（借）阅、干部人事档案信息研究等利用工作，组织开展干部人事档案审核工作；
（五）配合有关部门调查涉及干部人事档案的违规违纪违法行为；
（六）指导和监督检查二级单位干部人事档案工作；
（七）统筹推进干部人事档案信息化建设有关事项；
（八）办理其他有关事项。
第六条 党委组织部负责干部选拔任用工作中的干部人事档案审核及监督检查。
第七条 学校各二级单位应当将干部人事档案工作纳入单位和相关岗位职责，共同参与干部人事档案工作，定期沟通、协调联动，促进工作有机衔接、协同推进。指定1—2名政治素质好、作风正派、认真负责的中共党员担任兼职干部人事档案管理员，专门负责本单位干部人事档案材料收集、初审及移交等工作，并报人事处备案。
第三章 内容和分类
第八条 干部人事档案内容根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定，保证真实准确、全面规范、鲜活及时。主要内容分为以下十大类，具体内容详见附录。
（一）履历类材料；
（二）自传和思想类材料；
（三）考核鉴定类材料；
（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料；
（五）政审、审计和审核类材料；
（六）党、团类材料；
（七）表彰奖励类材料；
（八）违规违纪违法处理处分类材料；
（九）工资、任免、出国（境）和会议代表类材料；
（十）其他可供组织参考的材料。主要有工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和身体残疾体检表等材料。
第九条 各单位及个人应当按照各自职责，共同做好干部人事档案内容建设，按照相关规定审核移交归档材料，一般应在材料形成后1个月内主动向人事处移交。移交时需填写《华东师范大学干部人事档案归档材料移交登记表》，由人事处和移交单位及个人清点无误后签字确认。
第十条 归档材料应为办理完毕的正式材料，一般应归原件。形成的材料必须完整齐全、真实规范，文字清楚，对象明确，有承办单位盖章，经办人签字及形成时间。按照要求需本人确认的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字，如未签字，须注明原因。个人撰写的干部人事档案材料须标明形成时间，并由本人签字。
证书、证件等特殊情况需用复印件归档的，复印件须注明经办人、复制时间及与原件是否一致，并加盖材料复制部门公章或组织人事部门公章。
归档材料的载体一般应符合国际标准A4规格的办公用纸，材料左边应留出不小于2.5厘米的装订边。文字须是铅印、胶印、油印或用黑色水笔或钢笔书写。
第四章 日常管理
第十一条 学校按照预防为主、防治结合的要求，设置专用人事档案室，维护科学合理的干部人事档案存放秩序和环境。
第十二条 学校按照相关文件标准建设干部人事档案库房，强化库房安全管理和技术防护措施。库房需具备防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施，严禁吸烟，且需保持库房的清洁和温湿度适宜（温度14℃—24℃、相对湿度45％—65％）。
第十三条 人事档案室阅档场所、整理场所、办公场所、库房应分设独立空间。
第十四条 工作人员下班前应将所有干部人事档案入库锁放，切断电源，关好门窗，确保干部人事档案安全。
第十五条 新进教职工的干部人事档案原则上应在正式入职2个月内由原单位或存档机构转入人事处。
第十六条 在职教职工出现工作调动、辞职、出国不归、被辞退、解除（终止）聘用合同或开除等情况时，人事处原则上2个月内将其干部人事档案转至新工作单位或户籍所在地的社会保障服务机构等干部人事档案管理部门。若2个月后未收到回执的，人事处应及时催办，以防丢失。
第十七条 干部人事档案转递应通过机要交通或者安排专人送取，并严格履行转递手续。严禁由本人携带个人干部人事档案。
第十八条 教职工死亡5年后，其干部人事档案原则上应移交学校档案馆保存。
第五章 审核和利用
第十九条 学校成立干部人事档案审核认定工作领导小组，由党委书记担任组长，分管干部工作和人事工作的校领导担任副组长，小组成员为党委组织部、人事处主要负责人。人员根据职务替代原则自然更替。秘书单位设在党委组织部，负责日常和会务工作。
干部人事档案审核认定工作领导小组按照干部管理权限，坚持“实事求是、客观公正、严谨细致、程序规范”和“谁管理、谁把关，谁审核、谁负责”的原则，做好干部人事档案审核的组织领导工作。
第二十条 干部人事档案工作坚持“凡进必审”，审核流程如下：
（一）兼职干部人事档案管理员对本单位新进教职工的干部人事档案进行初审，并填写《事业单位人员基本信息审核表》（以下简称《审核表》）。
（二）人事处工作人员在初审基础上进行复审，确保干部人事档案材料的齐全、信息准确。
（三）兼职干部人事档案管理员根据审核结果，及时联系补充缺失材料或认定信息。补充完毕后，联系教职工本人在《审核表》上签字确认。
（四）人事处对归档材料及《审核表》复核无误后，由兼职干部人事档案管理员、人事处工作人员双方签字移交并整理制作归档。
第二十一条 干部人事档案工作坚持“凡提必审”，人事处负责干部人事档案的初审工作，按照审核内容和要求，填写《干部人事档案审核情况登记表》，协助做好调查核实等工作，以及做好材料归档等工作。党委组织部负责干部人事档案的复审、调查核实、组织认定、问题处理等工作，组织填写全国干部人事档案审核工作专用《干部任免审批表》《任前审核登记表》及干部本人核对签字等工作。
干部人事档案工作坚持“凡转必审”，按照干部管理权限党委组织部、人事处及时做好干部人事档案审核和转递接收工作。
第二十二条 干部人事档案审核应当在全面审核干部人事档案内容的基础上，重点审核出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系、专业技术职务（职称）、学术评鉴、奖惩等基本信息，审核干部人事档案内容是否真实、材料是否齐全、材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。
第二十三条 干部人事档案审核中发现的问题应及时整改和处理。涉及个人信息重新认定或干部人事档案材料缺失的，应及时协调通知本人或材料形成单位，一般应当在1个月内补充材料完成归档。
发现涉嫌造假的干部人事档案材料或者信息，党委组织部、人事处应立即查核。未核准前，暂缓考察或者暂停任职、录用、聘用、调动等程序。
第二十四条 干部人事档案的利用主要包括查（借）阅、复制和摘录。
第二十五条 因工作需要，符合下列情形之一的，可以查阅利用干部人事档案：
（一）政治审查、发展党员、党员教育、党员管理等；
（二）教职工录用、聘用、考核、考察、任免、调配、职级晋升、教育培训、职称评聘、表彰奖励、工资待遇、退（离）休、社会保险、治丧等；
（三）人才引进、培养、评选、推送等；
（四）巡视、巡察、选人用人检查、违规选人用人问题查核，组织处理，党纪政纪处分，涉嫌违法犯罪的调查取证、案件查办等；
（五）经具有干部管理权限的党委（党组）、组织人事部门批准的编史修志，撰写大事记、人物传记，举办展览、纪念活动等；
（六）教职工日常管理中，需熟悉了解教职工，研究、发现和解决有关问题等；
（七）公证机构、公安机关、国家安全机关等校外单位因工作需要通过本人干部人事档案取得旁证材料的；
（八）其他因工作需要利用的事项。
教职工本人及其亲属办理公证、诉讼取证等涉及个人合法权益保障的事项，须提前至公证机构领取空白表格，由人事处工作人员于干部人事档案中摘录有关内容并加盖公章。
第二十六条 查阅干部人事档案按照以下程序和要求进行：
（一）查阅单位须填写《华东师范大学干部人事档案查阅审批表》，并由所在单位党组织负责人审批签字并加盖党组织公章（职能部门可由党支部书记签字，加盖部门公章）；
（二）查阅人员原则上应为2人以上，一般均为中共党员，且须持《华东师范大学干部人事档案查阅审批表》、工作证件或校园卡；
（三）查阅单位应在规定时限内查阅干部人事档案；
（四）阅档结束后需在《查阅干部人事档案登记簿》上登记。
第二十七条 干部人事档案一般不予外借，确因工作需要借阅的，借阅单位须履行借阅登记手续，并在规定时限内归还。严格保密，不得转借。借阅时间一般不超过15日，逾期需进行续借手续。
第二十八条 查（借）阅人员须严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄密或擅自公开，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添干部人事档案材料，未经批准不得复制干部人事档案材料。如确有需要的，须经人事处工作人员确认并同意后方可复制（须做好登记）或摘录。且须用毕销毁，不得外传。
第二十九条 查阅人员应在人事档案室阅档场所或指定地方查阅。任何人不得查（借）阅本人及与其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部人事档案。
第六章 纪律和监督
第三十条 开展干部人事档案工作必须遵守下列纪律：
（一）严禁篡改、伪造干部人事档案；
（二）严禁提供虚假材料、不如实填报干部人事档案信息；
（三）严禁转递、接收、归档涉嫌造假或者来历不明的干部人事档案材料；
（四）严禁利用职务、工作上的便利，直接实施干部人事档案造假，授意、指使、纵容、默许他人档案造假，为干部人事档案造假提供方便，或者在知情后不及时向组织报告；
（五）严禁插手、干扰有关部门调查、处理干部人事档案造假问题；
（六）严禁擅自抽取、撤换、添加干部人事档案材料；
（七）严禁圈划、损坏、扣留、出卖、交换、转让、赠送干部人事档案；
（八）严禁擅自提供、摘录、复制、拍摄、保存、丢弃、销毁干部人事档案；
（九）严禁违规转递、接收和查（借）阅干部人事档案；
（十）严禁擅自将干部人事档案带出国（境）外；
（十一）严禁泄露或者擅自对外公开干部人事档案内容。
第三十一条 人事档案室工作人员不得保管本人及亲属的干部人事档案，须及时移交指定部门或专人保管。
第三十二条 非人事档案室工作人员不得出入干部人事档案库房。
第三十三条 人事档案室工作人员调动时须严格履行交接手续，做好干部人事档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
第三十四条 学校党委及组织部和人事处对干部人事档案工作和本办法实施情况进行监督检查。
纪检监察部门、巡视巡察机构按照有关规定，对干部人事档案工作进行监督检查。
第三十五条 对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。涉嫌违法犯罪的，按照国家法律法规处理。
第七章 附 则
第三十六条 工人、全职博士后及离退休去世人员的人事档案工作参照本办法执行。
第三十七条 本办法由党委组织部、人事处负责解释。
第三十八条 本办法自印发之日起施行。《干部人事档案查阅规定》（华师人〔2006〕59号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（华师人〔2012〕17号）、《关于执行人事档案归档材料用纸新标准的通知》（华师人〔2012〕18号）同时废止。